Quando você está começando a sua loja virtual, existem alguns termos que vão surgir e você precisa ter conhecimento. Uma das dúvidas mais comuns, costuma ser: “quando devo emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) ou a declaração de conteúdo?”

Por isso, este texto foi criado para que você aprenda tudo sobre a NF-e e a declaração de conteúdo, para que servem e quando você deve utilizar cada uma dessas modalidades.

O que é a declaração de conteúdo?

A declaração de conteúdo é exigida para Microempreendedores Individuais (MEIs) que não emitem nota fiscal, servindo como uma garantia da procedência dos produtos que são enviados pelos correios.

Portanto, a declaração de conteúdo funciona como uma alternativa à nota fiscal, sendo obrigatória desde 2019 e devendo acompanhar qualquer envio realizado em território brasileiro, principalmente quando emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) não é exigido.

De acordo com a legislação, caso a mercadoria não tenha nota fiscal, cada transportador deve garantir que ela apresente a declaração de conteúdo. Ou seja, sem eles nenhuma transportadora vai aceitar o seu produto.

O que consta na declaração de conteúdo?

A declaração de conteúdo é um documento impresso, que vai vir junto com o produto ou carga onde o remetente vai inserir todos os dados relacionados a quantidade de itens, valor, quantidade enviada, entre outros.

É importante afirmar ainda que para enviá-la, o remetente automaticamente declara não se enquadrar como contribuinte e torna aquela carga isenta da taxa do ICMS.

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O que é a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal ou nota fiscal eletrônica (NF-e) é utilizada para comprovar a transação ou a prestação de serviços entre uma empresa e a pessoa que está pagando pelo serviço ou adquirindo aquele determinado produto.

Como principal função, ela formaliza a receita obtida pelo vendedor e garante ao governo que todos os impostos devidos estão sendo pagos, sendo utilizada também para fins de fiscalização e para testar a procedência da mercadoria.

A lei n°8.846 torna obrigatória a emissão de nota fiscal. Em relação a confecção da nota fiscal, geralmente ela é feita no município que sua empresa reside. Dessa forma, você pode executar esse processo de maneira online, imprimir e endereçar a nota junto com o produto que está sendo enviado ao cliente.

Como saber qual das duas opções escolher?

Na maioria dos casos, para as lojas virtuais, todo envio está sendo executado através de uma relação comercial, portanto, você deve emitir nota fiscal eletrônica e inseri-la junto com o produto. No entanto, segundo a própria lei, existem 2 casos onde o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica, eles são:

  • Na venda de mercadorias para o consumidor final, caso ele seja pessoa física (exceto se ele exigir a nota);
  • Em operações para o destinatário inscrito no CNPJ, desde que ele emita a nota fiscal de entrada.

Além dos casos não obrigatórios, existem também os casos obrigatórios, eles são:

  • Quando você prestar serviços ou enviar produtos para empresas inscritas no CNPJ;
  • Nas operações com mercadorias para o destinatário inscrito no CNPJ caso ele não emita a nota fiscal de entrada.

O que fazer se a transportadora não aceitar minha declaração de conteúdo?

Em alguns casos, a transportadora pode não aceitar sua carga com a declaração de conteúdo, mesmo que você não precise emitir nota fiscal eletrônica para aquela demanda em específico. Essa situação pode ocorrer de acordo com a política interna da transportadora, que não é obrigada a aceitar uma carga sem nota fiscal.

Uma possibilidade para esses casos é emitir nota fiscal eletrônica avulsa. Para fazer isso, você deve ter autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado da sua empresa. Como não há uma norma nacional que rege esse processo, para simplificar, evitar futuras dores de cabeça e até mesmo visando zelar pela reputação da sua empresa e pelo bem estar do cliente, o ideal é que para todos os pedidos que você for fazer, você emita a nota fiscal e envie junto com a sua carga.

Ao fazer isso, você evitará futuros transtornos com a transportadora, caso ela se recuse a entregar seu produto, mesmo que ele possua a declaração de conteúdo de envio e também vai garantir ao cliente que está enviando junto com o produto a nota fiscal referente aquela compra.

Por que a nota fiscal eletrônica ou a declaração de conteúdo são necessárias?

A nota fiscal eletrônica ou a declaração de conteúdo são necessárias para que o governo fiscalize todas as transações que ocorrem, além disso, elas são muito importantes tanto para o seu cliente final quanto para a transportadora, para garantir a autenticidade daquela carga e para que ela seja entregue ao seu destino.

Além disso, no caso da transportadora, um único objeto sem documento pode causar a retenção de uma carga inteira, dessa forma, a nota fiscal e a declaração de conteúdo servem para comprovar aquela determinada transação ou envio que está sendo realizado.

O que é preciso para emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Para emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) são necessários:

1.       Certificado digital

2.       Se credenciar na secretaria estadual (para venda de produtos)

3.       Utilizar o software emissor da nota fiscal eletrônica

O certificado digital é uma como se fosse uma assinatura única, que ao fazê-la, garante que aquele código pertence apenas à sua empresa, podendo ser comprado pela internet ou até mesmo em alguns escritórios.

Já para o credenciamento na secretaria estadual, cada estado possui processos e documentações diferentes. Dessa forma, é interessante que você esteja acompanhado de um contador ou que pelo menos ligue e se informe de todo o passo a passo necessário para realizar esse processo.

Atualmente, o uso de ERPs no e-commerce é cada vez mais comum para que você possa gerenciar todos esses processos em um lugar só e não tenha necessariamente que abrir várias abas e fazer vários processos em diferentes softwares para controlar a operação da sua empresa.

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Agora que você aprendeu tudo sobre a declaração de conteúdo e a nota fiscal eletrônica, você também pode se interessar pelas consequências da possível privatização dos correios. Você sabe o que pode acontecer? Fizemos uma análise da situação, sob uma perspectiva, que pode ser acessada aqui!

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Vitor Lima

Vitor Lima

Vitor é CEO do Magis5 e fundou a plataforma depois de ter problemas nas entregas dos seus pedidos nos marketplaces. Vitor é especialista em tecnologia, e-commerce e é apaixonado por inovação e startups