7 estratégias para otimizar a separação e a expedição de pedidos

Para quem vende online, seja em um e-commerce próprio ou em marketplaces, a expedição é uma das etapas mais importantes no processo de vendas. Sem ela, os clientes não receberiam seus pedidos, o que comprometeria completamente o conceito de compras online, setor que mais cresceu nos últimos anos.

Para garantir que tudo funcione bem, o empreendedor precisa compreender e planejar essa etapa de forma eficiente, evitando erros e problemas que possam prejudicar a reputação do negócio.

Quando um cliente faz uma compra, ele espera receber o produto no prazo, bem embalado e em perfeitas condições. Se sua loja tem enfrentado desafios nesse processo, este artigo pode te ajudar. Vamos falar sobre a importância de otimizar a separação e expedição de pedidos para melhorar a performance do seu negócio. Vamos lá?

Entenda melhor sobre a separação de pedidos

A separação de pedidos, também conhecida como picking, é o processo em que os produtos comprados pelos clientes são localizados, retirados do estoque e preparados para expedição. É uma fase de extremo cuidado e atenção, pois qualquer falha aqui pode resultar em problemas como envio de itens errados ou atrasos na entrega. Para garantir a satisfação do cliente e o bom funcionamento do e-commerce, é fundamental que essa etapa seja bem organizada.

Existem diferentes métodos de separação, como o picking por lote, onde vários pedidos são preparados simultaneamente, e o picking por onda, onde as separações acontecem em intervalos de tempo. A escolha do método ideal depende do volume de vendas, da diversidade de produtos no estoque e da estrutura do seu negócio. Entender como funciona cada abordagem é a chave para decidir qual se adapta melhor à sua operação.

Outro ponto importante é a organização do estoque. Um layout eficiente e bem categorizado pode agilizar o processo de separação, reduzindo o tempo de busca pelos produtos e evitando erros. Automatizar esse processo com sistemas de gestão de estoque é uma excelente maneira de garantir que os itens certos sejam separados rapidamente e com precisão.

💡 Leia também: Controle de estoque eficiente: 8 dicas para evitar o furo de estoque

Tudo o que você precisa saber sobre a expedição de pedidos

Depois de separados, os pedidos precisam ser embalados e preparados para envio. A expedição envolve essa preparação, além da escolha e gestão do transporte adequado. É nesse ponto que a experiência de compra se concretiza para o cliente, e qualquer falha pode comprometer a relação de confiança entre consumidor e loja.

É importante garantir que os produtos estejam bem embalados, protegidos contra avarias e de acordo com as especificações informadas no ato da compra. Além disso, a escolha do parceiro logístico faz toda a diferença. Transportadoras que oferecem prazos confiáveis, rastreamento e uma boa cobertura contribuem para uma experiência de entrega positiva.

A comunicação com o cliente também é um fator-chave. Manter o comprador informado sobre o status de seu pedido, desde a separação até a entrega, é um ponto importante para transmitir segurança e reduzir o número de reclamações. O envio de e-mails automatizados com atualizações, como “pedido despachado” ou “produto em rota de entrega”, pode fazer toda a diferença na percepção de qualidade.

Descubra 7 estratégias para otimizar a separação de pedidos

Agora que você já entende melhor as etapas de separação e expedição de pedidos, vamos abordar as principais estratégias para manter esse processo funcionando de maneira eficiente. Confira as dicas:

1. Automatize o controle de estoque e pedidos

Um sistema de gestão de estoque, como um ERP ou um hub de integração e automatização, oferece uma visão clara e atualizada do que há disponível no armazém e dos pedidos a serem enviados. Além de facilitar a separação, essa tecnologia também agiliza a expedição, integrando dados como prazos de entrega e parceiros logísticos. Isso garante que o estoque esteja sempre alinhado com a demanda e que os produtos corretos sejam enviados rapidamente.

2. Implemente um sistema de codificação (SKU) eficiente

A criação de SKUs claros e bem organizados facilita tanto a separação quanto a expedição. Um sistema de codificação intuitivo permite identificar rapidamente os itens no estoque e agiliza a preparação para o envio, reduzindo erros. Além disso, a integração desses códigos com a expedição automatiza a geração de etiquetas, conferências e facilita o rastreamento dos pedidos.

3. Utilize o picking por zonas e otimize a expedição por lotes

A divisão do armazém em zonas permite que a separação de produtos seja mais ágil, diminuindo o tempo de deslocamento dos separadores. Aliado a isso, a expedição por lotes otimiza o envio de múltiplos pedidos ao mesmo tempo, agrupando produtos por destino ou tipo de transporte. Dessa forma, tanto a separação quanto o envio são feitos de maneira mais eficiente, especialmente em momentos de grande volume de pedidos.

4. Melhore a comunicação com os transportadores

Estabeleça uma comunicação frequente com as transportadoras para garantir que os prazos de coleta e entrega sejam respeitados. Integrações com sistemas logísticos permitem que os dados dos pedidos sejam enviados automaticamente para as transportadoras, o que reduz erros e facilita a expedição. Além disso, o acompanhamento em tempo real das entregas ajuda a garantir uma experiência mais positiva para o cliente.

5. Utilize sistemas de rastreamento e notificação automática

Como citamos anteriormente, após a expedição, manter o cliente informado sobre o status do pedido é extremamente necessário. O uso de sistemas de rastreamento e notificações automáticas reduz a ansiedade do cliente e permite um acompanhamento detalhado da entrega. Esses sistemas podem ser integrados ao ERP, facilitando a comunicação tanto para a equipe interna quanto para o consumidor.

6. Invista em embalagens adequadas e otimize o processo de empacotamento

O uso de embalagens adequadas é um dos segredos, tanto para proteger o produto quanto para garantir uma expedição eficiente. Embalagens que são padronizadas e adaptadas ao tipo de produto facilitam o empacotamento, economizam espaço nos veículos de transporte e ajudam a reduzir custos logísticos. Automatizar o processo de empacotamento também pode acelerar o tempo de expedição, principalmente em grandes operações.

7. Realize auditorias e revise o processo de expedição

Além de monitorar o picking, é importante realizar auditorias no processo de expedição para garantir que os prazos e a qualidade sejam cumpridos. Avaliar as transportadoras, revisar a eficiência das rotas de entrega e ajustar possíveis falhas no processo de empacotamento ou envio são ações que otimizam o fluxo logístico e evitam problemas futuros.

Dica extra: Tenha um controle de estoque automatizado

Utilize sistemas automatizados de controle de estoque que integrem suas operações de vendas online e físicas para uma gestão mais eficiente. Sistemas como ERPs, WMS e hubs de integração permitem que você centralize e sincronize todas as informações em um único lugar. Inserir o Hub de integração e automação para Marketplaces Magis5 oferece uma solução completa, facilitando o gerenciamento de produtos, pedidos e estoque em diversas plataformas de vendas de forma integrada e automatizada.

Esses sistemas podem se conectar a plataformas de e-commerce e marketplaces, proporcionando uma visão unificada do estoque, e muito mais, em tempo real. Isso reduz a necessidade de atualizações manuais e diminui a probabilidade de erros, como a duplicação de pedidos ou a falta de coordenação entre diferentes canais de venda.

A automação também permite a configuração de alertas e notificações para níveis baixos de estoque, ajudando a iniciar o processo de reabastecimento de forma oportuna. Além disso, os sistemas automatizados frequentemente oferecem ferramentas de análise e relatórios que disponibilizam insights sobre demandas, tendências de vendas e desempenho do estoque, possibilitando decisões mais informadas.

A automação reduz o tempo gasto em tarefas manuais, melhora a precisão dos dados e facilita a coordenação entre diferentes áreas da empresa, resultando em uma operação muito mais eficiente.

Integrar sua loja virtual com marketplaces através de um hub de integração oferece diversos benefícios, como centralização das operações, atualização automática de estoques e preços, e aumento da visibilidade dos produtos. Essa integração facilita a gestão de múltiplos canais de venda e melhora a eficiência operacional.

A Magis5 é uma integradora “all-in-one”. Com um único painel, você pode gerenciar de forma simples suas vendas em diversas lojas e marketplaces, utilizando múltiplos CNPJs em uma mesma conta para gerenciar impressões de notas fiscais, anúncios, automatizar o controle de estoque e até realizar a expedição de pedidos.