Como fazer uma Gestão de Estoque para E-commerce: Passo a Passo completo

Um dos principais pilares para garantir o sucesso de um e-commerce é fazer uma boa gestão de estoques, independente se você trabalha vendendo produtos através de diferentes marketplaces ou só faz isso por meio das redes sociais ou site da sua empresa.

Dessa forma, todo e-commerce deve estar preparado para conseguir entregar todos os pedidos no prazo e ofertar produtos que estejam disponíveis no seu estoque.

Em uma pesquisa divulgada no início de 2022 pela Capterra, empresa que auxilia negócio na busca dos melhores softwares para sua área, aponta que 95% dos entrevistados gostariam de entregas mais rápidas no e-commerce.

Mas essa não é a realidade e existem diversos casos que produtos atrasam ou até mesmo vendas não são efetuadas, pois a gestão de estoque não foi bem feita.

Portanto, se você quer aprender a como realizar uma boa gestão de estoque para o seu e-commerce e garantir que os exemplos citados acima não aconteçam com sua empresa, leia este conteúdo até o final!

Qual a função da gestão de estoque?

Antes de partirmos para os tipos de estoque no e-commerce e como aprimorá-lo, é importante destacar a sua função para o funcionamento de um negócio saudável e sem prejuízos.

A finalidade da gestão de estoque é controlar suas mercadorias de maneira que o empreendedor saiba sua quantidade, onde estão armazenados, se já foram entregues ao consumidor, qual o momento de realizar novas compras para seu fornecedor e prevenir furos onde o comprador se frustra ao ser informado que o produto que comprou está indisponível, por exemplo.

Isso também implica no controle de trocas e devoluções, que afeta diretamente no seu estoque, já que um item que já deveria ter sido vendido retorna à loja, o que causa prejuízos e a possibilidade de ter feito uma venda bem sucedida.

Quais são os tipos de estoques em lojas virtuais?

Para entender como fazer a gestão de estoques, você deve primeiro saber quais são os principais tipos, dessa forma, vamos listá-los abaixo:

Estoque compartilhado

É o estoque que as empresas que fazem vendas tanto através de lojas físicas quanto por lojas virtuais costumam utilizar. Dessa forma, em um mesmo espaço, os produtos que são adquiridos por clientes tanto por canais de compra físicos quanto nos virtuais são armazenados no mesmo local, trazendo economia, porém aumentando a complexidade de gestão.

Estoque terceirizado

Esse tipo de estoque fica com terceiros até que o cliente adquira um determinado produto, sendo realizado através de dois processos:

• O dropshipping: em que a entrega fica sob responsabilidade do fornecedor;
• O cross docking: em que o fornecedor faz a entrega do produto na sua loja e você repassa o produto para o cliente.

Estoque descentralizado

O estoque descentralizado ocorre quando você deixa seus produtos em locais de armazenamentos espalhados por diversas regiões, muitas empresas e marketplaces como Mercado Livre e Magalu utilizam esse tipo de estoque para reduzir custos de frete e para melhorar prazos de entrega.

Contudo, sua empresa deve ter uma boa gestão interna dos itens vendidos, para que assim, consiga gerenciar o estoque para cada local de armazenamento onde estão seus produtos.

Como fazer a gestão de estoque em e-commerce?

Para fazer a gestão de estoque do seu e-commerce, o principal pilar deve ser o monitoramento constante e a reavaliação dos critérios utilizados nesse processo para sua empresa, dessa forma, você deve garantir e metrificar sempre os produtos que ainda estão disponíveis, se existe algum produto que já está acabando no seu estoque e se há algum produto que você está ofertando, mas não possui.

(EXTRA)Como controlar meu estoque em um fulfillment?

Os serviços fulfillment oferecidos pelos marketplaces são, basicamente, quando o lojista envia seus produtos para um Centro de Distribuição para grandes players como Mercado Livre, Magalu, Amazon, entre outros, cuidam de seu estoque e realizam o restante das ações logísticas até o pedido ser entregue ao cliente.

Podemos imaginar que o tipo de estoque presente nos fulfillment é como o terceirizado e mesmo descentralizado, como no fulfillment do Magalu Marketplace, que opta por realizar a entrega de acordo com a proximidade do local com o armazém mais próximo para o produto chegar o mais rápido possível ao cliente.

Para realizar o controle do estoque em um fulfillment, o próprio marketplace em questão notifica o lojista sobre os produtos que estão no Centro de Distribuição que vão ser despachados após a realização de uma compra. Nesses casos é importante ter ferramentas que sejam integradas a esses sistemas logísticos para atualizar automaticamente em seu estoque.

Curva ABC e a sua importância para os e-commerce

A curva ABC é uma ferramenta importantíssima para os e-commerces, não só para a gestão de estoques, mas também para os esforços de marketing, as estratégias de vendas e diversas outras partes da operação da companhia.

A curva ABC divide basicamente seus produtos em 3 classes:

Classe A: 20% dos produtos que representam 80% da sua receita

Esses produtos são os mais vendidos da empresa, aqueles que toda semana ou até mesmo todo dia tem pelo menos um venda, dessa forma, a venda deles ocorre de maneira natural, muito por sua grande procura. Portanto, eles não podem faltar no seu estoque e você deve sempre verificar e monitorar os produtos que fazem parte dessa classe.

Geralmente esses produtos possuem uma margem de lucro menor, porém representam a maior parte da sua receita total.

Classe B: 30% dos produtos que representam 15% da sua receita

A classe B geralmente é responsável por uma elevada lucratividade e, para ela, a gestão de produtos não precisa ter um tratamento especial, mas deve ser realizada de maneira moderada.

Classe C: 50% dos produtos que representam 5% da receita

Estes são aqueles produtos que estão no estoque a muito tempo e possuem uma menor demanda, você pode aproveitar períodos de alta procura, como o Natal, a virada do ano e outras datas comemorativas, onde as pessoas se dão presentes, para fazer promoções e conseguir vender esses produtos.

Para saber com mais detalhes leia nosso artigo: Curva ABC: como gerir o estoque de forma consciente e estratégica?

Como fazer a análise de estoque na prática?

De uma maneira geral, a análise de estoque pode ser feita a partir de dois pontos:

• Análise de estoque de produtos descobertos
• Análise de estoque: Giro e oportunidades

Análise de estoque de produtos descobertos

É a análise feita para descobrir se você não tem algum produto, sendo realizada principalmente para os produtos Classe A, dessa forma, você deve definir uma quantidade mínima crítica para eles, para garantir que esse tipo de item nunca fique zerado no seu estoque.

Uma maneira de fazer isso é definir quantidades que são “alarmantes” para a sua companhia e no momento em que um determinado item atingir esse número, você conseguirá repor ele sem prejudicar suas vendas.

Cabe lembrar que isso é relativo e que você deve também estar mais preparado e variar esse número de acordo com a época do ano, pois, em certos momentos você pode ter um produto que 10 unidades sejam um número alarmante, mas para esse mesmo item, na Black Friday, esse número deve ser trocado para 20 unidades.

Para conseguir entender a quantidade mínima, você terá que realizar vários testes e análises, esse número nunca vai ser fixo e para definir ele, você pode também realizar uma análise temporal, comparando aos períodos de outros anos.

Análise de estoque: Giro e oportunidades

Ao realizar a análise de estoque, você vai conseguir recalcular as diferentes margens sobre os produtos que você possui e fazer com que os SKUs que tem maior saída sejam potencializados, ofertando promoções para aqueles que estão a muito tempo no estoque, sem vendas ou sem giro.

Além da análise de estoque, automatizar os processos de controle de estoque do seu e-commerce pode garantir um grande aumento de eficiência operacional, para entender mais sobre isso, abaixo nós vamos falar um pouco sobre esse assunto.

Quais as vantagens de ter um controle de estoque automatizado?

Ter um controle de estoque automatizado e realizar integrações com marketplaces pode ser a solução para os seus problemas, dessa forma, vamos listar algumas das principais vantagens de automatizar esse processo e porque fazer isso melhora sua gestão de estoques:

• Em uma única plataforma, você vai contar com o rastreamento e o controle de todos os processos;
• Haverá uma redução do tempo de trabalho manual e você conseguirá padronizar toda a sua gestão;
• Os processos logísticos do seu e-commerce vão ter mais eficiência, principalmente devido a automatização na inclusão, exclusão e mudança de status das mercadores no seus diferentes marketplaces que você atua;
• Com uma visão integrada, você consegue tomar decisões mais assertivas e pode traçar estratégias que antes poderiam não ser pensadas caso você ainda tivesse que gerir seu e-commerce por diferentes plataformas.

Passo a passo prático para o controle de estoque no e-commerce

Abaixo, vamos mostrar algumas ações práticas que você pode realizar para ter um melhor controle de estoque no seu e-commerce:

Torne seu inventário único

Registre todos os seus produtos em um único local para que você possa ter uma visão integrada de todo o seu e-commerce, independente da quantidade de marketplaces que você oferece seu produto, dessa forma, você vai ter facilmente a gestão de todos eles e isso vai diminuir os seus erros nesse ponto.

Para isso, você pode usar tanto ERPs quanto hubs de automação e de integração ou até mesmo utilizar os dois, tudo isso vai depender da sua necessidade.

Se quiser saber mais sobre eles, confira nosso texto sobre as diferenças entre um ERP e Hub de integração.

Atualize o seu estoque em tempo real

Nunca deixe para atualizar o seu estoque depois, faça isso em tempo real, para que não haja um comprometimento das suas vendas ou do seu controle de estoque. Fazer isso somente no fim do dia ou deixar para depois do final de semana pode fazer com que você seja bastante prejudicado.

O ideal é que você tenha um sistema ou que registre todas as vendas e atualize o seu estoque no momento em que aquela venda ocorre, dessa forma, você vai saber quantos produtos realmente você tem no seu estoque e poderá adquirir mais deles, caso eles atinjam sua quantidade crítica.

Além disso, ao fazer isso em tempo real, você consegue estimar qual é o tempo médio que uma determinada quantidade de produtos fica em seu estoque e consegue entender o ciclo de vendas de um determinado item, facilitando suas ações de marketing, o controle e também a gestão de estoque do seu e-commerce.

Seja precavido em relação aos prazos dos fornecedores do seu e-commerce

O ideal é que seus fornecedores sempre cumpram os prazos preestabelecidos na compra de um determinado item, contudo, nem sempre isso acontece e podem haver alguns problemas no caminho, sejam eles logísticos, sejam eles por falta do produto no estoque do próprio fornecedor.

Dessa forma, você deve ter uma margem de segurança para caso isso aconteça seu e-commerce não seja prejudicado. Dessa forma, não basta contar apenas com o prazo máximo estipulado por aquele determinado fornecedor, você deve pedir com antecedência para lidar com potenciais atrasos.

Trabalhe com uma margem de segurança tanto de prazos quanto de produtos

A margem de segurança é essencial tanto nos prazos com seus fornecedores, como citado anteriormente, mas também para a quantidade crítica de seus produtos, portanto , mesmo que você ache que isso vai fazer com que você tenha mais produtos no estoque do seu e-commerce do que você realmente precisa, ter esse cuidado vai garantir com que sua loja virtual não deixe de vender ou tenha problemas, caso a demanda seja maior do que você imaginou.

Portanto, estabelecer uma margem de segurança, baseada em diferentes porcentagens para cada um de seus produtos pode ser uma excelente estratégia. Lembre-se: sempre utilize ela de maneira variada, pois, em certos momentos do ano, a demanda pode aumentar exponencialmente e você com certeza não quer perder uma venda porque ficou sem um produto no estoque.

Contudo, você não deve exagerar, pois, pode acabar ocupando um espaço desnecessário no seu estoque e isso também pode ser prejudicial para a sua empresa, portanto, entender uma margem de segurança que seja ideal para a sua empresa não ficar com estoque demais e nem ficar com falta em algum produto é essencial para realizar a gestão de estoque do seu e-commerce.

Integre seu e-commerce com marketplaces com um hub de integração

Se você ainda não oferta os produtos do seu e-commerce nos marketplaces, saiba que você está perdendo uma excelente maneira de vender mais e aparecer para milhões ou até milhares de clientes.

Se você já faz isso, você sabe que quanto mais e-commerces, maior é o trabalho de gerir as vendas, o estoque, os anúncios, as notas fiscais e todas as demais operações necessárias para que seu e-commerce possa “funcionar”.

Dessa forma, realizar a integração entre o seu e-commerce e os marketplaces que você utiliza para vender seus produtos garante que você tenha uma gestão mais eficiente e garante que você consiga utilizar diversos marketplaces de maneira simultânea garantindo uma boa experiência para os seus clientes.

Ao realizar essa integração, boa parte dos processos que você teria que perder tempo são automatizados, dessa forma, você não precisa controlar manualmente e nem lançar diversos dados, otimizando a maneira com que você faz a gestão de seu negócio.

Porém, você ainda deve se atentar a diversos pontos, não é porque tudo é automatizado que você deve “largar” a gestão da sua loja virtual. Se você quer realizar uma melhor gestão dos marketplaces, escalar seu negócio e conseguir unificar tudo isso em apenas uma plataforma, conheça o Magis5 e entre em contato conosco!